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项目管理与PMP认证
论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [发表于 2017-3-22]
状态 开放帖 浏览量 1816   
该帖子同步发自圈子:项目经理职业生涯 (访问该圈子)

论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具?
当过项目管理工作的朋友们都知道,沟通的成效在PMO和项目经理之间太重要了。如果沟通效果不好,项目经理反馈给PMO的问题则得不到PMO的理解和重视,问题得不到及时解决,给项目造成的影响就越大;PMO下达的流程制度如果没有跟项目经理沟通好,没有到位的宣导,那么就容易引起项目经理的误解,搞不好会引起抗拒的情绪和矛盾。但迫于制度压力,又不得不执行,于是带着不满和怨气执行的流程制度,自然达不到PMO想要的效果。
那么,要想让沟通效果达到双方理想的状态,我们必须利用一些沟通工具来辅助。我们常到的沟通工具一般有哪几种呢?

第一种,也是效率最高的一种:电话。
当项目经理遇到自己无法解决,而需要PMO才能解决的问题时,可以通过致电PMO的专门对接人员(一般公司的PMO组织架构是专门人员负责一块项目管理工作,一般称为项目专员),告知他们项目问题的紧急程度,由他们来协调资源来处理。这种方法比较高效。

第二种,效率稍低于电话:邮件反馈。
邮件反馈的好处,是可以同时发给相关人员,并且可以抄送给有关领导,让他们对这个问题有了解。当然,如果需要领导出面协调或者指导的,可以在发送给PMO的同时,主送添加领导。
邮件还有另一个好处,就是形成书面记录,方便查看事情进度和历史问题,形成证据,避免纠纷。

第三种,日报或周报(EXCEL表格形式)
日报是每天的项目日报,用来记录项目每天的进度情况、问题、问题解决方案、解决思路、风险等,可以记录重要或者不是很重要的事情,或者记录不是很紧急的问题。

周报是汇总每周的工作总结,项目进度和下周计划,里面是多个项目的信息汇总,可以反馈单个项目问题,也可以反馈多个项目共同存在的问题。记录的问题有紧急和不紧急,紧急的一般都需要采取前面效率比较高的沟通工具进行处理。

第四种,是项目管理信息系统(PMIS)
项目管理信息系统,是专门用来管理维护项目生命周期的系统,这里我们重点讲的项目管理生命周期的部分,这里集成了项目变更信息,项目日报,项目里程碑等功能模块。然后,项目经理只需要在规定时间内,在系统里面更新和反馈项目信息、问题就可以了。
对于风险比较大的问题,还可以在里面选择风险最高级别。

第五种,是开会。
开会从区域分,有种形式:一种是电话会议,适合在不同区域的人员,另一种是面对面会议。从规律性分,一种是例会,另一种是紧急案例会议。紧急案例会议一般是在解决紧急或者跨部门纠结项目问题才召开。例会则在规定的一周某一天召开,对一周内的项目业绩,进度,问题,经验教训总结,计划等的汇报和推进。

上面讲的这几种,都是日常项目管理工作中,常用到的沟通工具。有了这些工具,我们还得掌握如何使用,才能让工具发挥更大的作用,达到我们想要的效果。
由于文章字数要求,下一篇我们再分享何用好PMO与项目经理之间的沟通工具,欢迎大家发表见解,分享大家的经验方法,谢谢大家!文字文字


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楼主 帅哥约,不在线,有人找我吗?tianzhukui23


职务 无
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-3-22]
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1楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?haodewe


职务 无
军衔 无军衔
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-3-22]
j,.,,ydhggdvdgvergrhrtrh
2楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?253593426


职务 无
军衔 无军衔
来自 安徽省
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-3-24]
还是应当充分利用PMO职能,尽可能简洁但高效的将识别出的项目风险予以及时沟通。
3楼 美女约,不在线,有人找我吗?eileenchenchen


职务 无
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来自 北京市
发帖 1篇
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-3-24]
说得对!
4楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?tianzhukui23


职务 无
军衔 二等兵
来自 广东省
发帖 31篇
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-3-30]
说得好
5楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?zk888878


职务 无
军衔 三等兵
来自 北京市
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Re:论如何用好PMO与项目经理之间的沟通工具? [回复于 2017-4-13]
学习到精髓
6楼 美女约,不在线,有人找我吗?Erisxu


职务 无
军衔 无军衔
来自 浙江省
发帖 2篇
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