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案例|职责重要还是人情重要

作者:汪小婷   提交人:项目管理者联盟[项目管理者联盟]   属性:提交人转载   发布时间:2016-11-7   点击:731   【收藏本文

  下班了,办公室里只剩下张波一个人,闹腾了一天的办公室总算安静下来。张波还不想回家,难得有这样清静的时候,他想把手头的一些工作做完。pmp.mypm.net

  张波是都奇电动车有限公司的IT经理,上任才仅仅一周。这个民营公司规模不算很大,有200多位员工。近几年随着人们对电动车的需求猛增,公司的销售额也是扶摇直上,随之而来,生产、销售、采购、财务等一系列的管理问题日益突出。training.mypm.net

  公司老总上个月应邀参加市里信息化示范企业的参观交流活动,大受启发。回来后立志也要用信息化来提高公司的管理水平,彻底改变现在这种混乱的管理局面。项目管理者联盟

  老总是个雷厉风行的人,说干就干。首先成立了信息部,把原来隶属于总经理办公室的职能剥离出来。已在公司做了二年计算机管理员的张波,顺理成章被任命为IT经理。service.mypm.net

  那天老总把他叫到办公室,把这个喜讯告诉他,最后说:“小伙子,好好干,公司的信息化工作就全交给你了。以后有什么困难,需要我支持的地方,可以直接来找我。”training.mypm.net

  张波上任之后,时时觉得重任在肩,特别努力地工作着,生怕辜负了老总对他的信任。www.mypm.net

  张波立刻着手编制了公司的信息化发展规划,制定了一些管理规范、规章制度,搭建了部门组织机构,除了从其他部门调了一些计算机专业的员工外,还让人事部对外招聘了一些员工。总之,一切都渐渐地步入良性发展的轨道。pmp.mypm.net

  可是,这两天却发生了件棘手的事情。张波向老总申请到一笔预算,打算添置些硬件设备。他让各部门列出了现有计算机的数量、配置情况、使用年限等信息,然后列出要添置设备的清单,报信息部统一规划。项目管理者联盟

  到昨天为止,所有部门都按时报了上来,情况让张波大吃一惊。几乎没有例外的,每个部门都申请了很多电脑、打印机,有些部门,比如设计部还提出了A0图档扫描仪、数码相机等。如果按照这些申请来配置设备,申请来的经费只是杯水车薪。项目经理圈子

  张波觉得砍哪个部门都不合适,看看似乎都很需要,可是又不可能全部满足,毕竟他对这些业务部门的具体情况不很熟悉。怎么办呢?他只有一刀切了,根据申请的总数和经费额度,平摊到每个部门中。虽然他也觉得似乎不妥,可又想不出更好的办法来。项目经理圈子

  麻烦从今天一早上班就开始了,桌上的电话响个不停,都是各个部门的经理打来的,有好言解释的,有就事论事的,还有的就撂下一句话,“我们部门的申请已经是最低标准了,你不能再砍了,要不你看着办吧!”有几分要挟的味道。项目管理者联盟

  张波知道,他们都是公司资深的高级管理人员,虽然他也是个经理,可在他们眼里肯定算不上什么。项目管理者联盟

  另外,他还深深地知道,以后信息部门的工作,公司信息化的推进,很大程度上还要依靠这些部门的大力支持呢。比如,财务部,谁敢得罪他们呀,付款报销领经费,哪项少得了他们!还有人事部,自己部门的绩效考核,都捏在他们手里。项目经理圈子

  张波看看手里各部门报上来的申请,还有今天一天的电话记录,真不知道该怎么办。这样一件看似很小的事情,居然就让他无法解决,以后的工作还怎么开展?张波开始觉得,这IT经理可真不好当啊。项目管理者联盟

  案例点评强化项目管理思维项目管理者联盟

  张波从一名IT专业人员被提升为IT经理,要求在短时间内实现从技术到管理的转化,承担起信息化建设的工作。美国行为科学家梅奥在其著名的霍桑实验中揭示出,影响生产效率的最重要因素不是待遇和工作条件,而是工作中的人际关系。可见“人”的因素在管理工作中的意义。案例中的张波刚转型为IT经理,对于技术和日常的信息系统工作可能更为熟悉,对组织的沟通和管理问题还非常生疏。面对公司其他中层领导施加的压力,一时无所适从。bbs.mypm.net

  如何解决张波面临的难题?是把工作职责放在首位,将其他同事施加的压力化整为零,做一个强势的部门经理。还是为了维系同事之间的微妙关系,在公司的采购计划上睁一只眼闭一只眼,先满足“关键职能部门”的需要?我想,两者都不可取。在这个问题上,需要从短期和长期两个角度来分析和处理。项目管理者联盟

  从短期来说,关键是处理“人情”的问题。平息各个部门经理的情绪是摆在第一位的问题。张波该如何向他们解释这个事情呢?bbs.mypm.net

  作为企业信息化工作的一部分,信息化设备的购买是必须的。现实是资金有限,购买肯定要分不同的阶段完成。顺着这个思路,各个部门购置计划的申报都会理性得多。项目管理者联盟

  从长期来说,关键是处理“责任”的问题。表面上看这个事件是由于不好处“人”和“事”的关系引发的,实则不仅仅如此。先分析一下为什么张波会遇到这样的问题。项目管理者联盟

  在这个案例中,公司的信息化建设的规划是整个事件的着眼点。可以看出,张波编制规划基本上属于部门行为,没有得到其他部门的认可。并且规划很粗放,对于现状分析不够。也许有添置硬件设备这一项,但是没有做好需求分析。添置显得很盲目,根本不知道预算是多少。club.mypm.net

  如何避免这种情况的发生,从IT项目管理的管理思想上,我们可以找到答案。我们将公司的信息化建设看成一个项目,而张波就是项目经理。项目经理圈子

  一、项目管理的系统分析方法。项目管理论坛

  项目经理对整个项目的实施要全盘考虑,并且认清项目在整个企业环境中所处的地位。系统分析方法是一种问题解决方法,在项目管理中,要求确定项目的范围,将其分解为不同的部分,然后从这些部分出发发现问题、找出解决办法,最后还要将这些解决办法放在整个项目中考察其可行性。系统分析方法的运用对项目管理的成功举足轻重,它可以帮助识别关键的利益相关者,并按照最符合企业利益的方式行事。项目管理者联盟

  在案例中,张波在编制信息化规划的时候,并没有运用系统分析的方法,整个计划都由自己包办,没有通过会议或者其他方式与非IT部门的员工沟通。他仅仅想到“信息化”,而没有考虑到时间、资金、相关部门等因素。运用系统分析的方法,有助于IT经理看得更远、更全面。项目管理者联盟


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